总 则
会议是学生会日常运行中信息传达与交流的重要工具。为进一步深化学生会改革，提高校学生会常规运转效率，现制定西北农林科技大学学生会会议制度（下称“本制度”），以规范校学生会会议工作的组织与召开，保障校学生会平稳运行。
第一部分 会议制度落实
1.执行部门 本会议制度的起草部门与修订部门为办公室。办公室负责派出志愿者落实会议制度中的各项流程。主席团负责监督实施。
2.生效流程 本制度修订稿需经过当届学生会委员会会议表决通过，主席团会议审议后方可生效。本制度的废止应由学生会委员会表决获多数同意后
方可生效。
3.适用范围 本制度适用于西北农林科技大学学生会内部会议。具体包括：
（1）学生会主席团会议
（2）学生会委员会全体会议
（3）校学生会全体会议
（4）分团委学生会执行主席联席会议
（5）学生会委员会工作组会议
（6）学生会负责人以上会议
（7）由校学生会主席团临时召集的会议
4.西北农林科技大学学生代表大会的筹备、组织工作，由校团委与主席团于大会召开前依照当前学生会实际情况组织实施。
5.校院两级学代会、校学生会部门内部召开的会议的组织召开不在本会议制度实施范围以内。
第二部分 会议准备
1.会议的分类 西北农林科技大学学生会会议分为一般会议与表决会议。涉及投票表决、审议文件的会议均为表决会议。不涉及表决环节的会议为一般会议。
2.会议召开前的准备工作 对于所有的会议，召开前应当由下列主体（部门）负责落实会议准备工作：
会议主办方：
（1）决定会议召开，并在预定时间前48h报主席团审批通过
（2）至少提前24h告知办公室会议召开的时间、地点、主要议程
（3）至少提前24h通知参会人员参会
办公室：
（1）从收到会议发起方或主席团通知后，每隔6h联系会议发起方或主席团获取会议的时间、地点、参会群体等基本信息
（2）至少提前2h制作会议签到表（签到表模板见附件一）
（3）至少提前24h联系会议召开场地
（4）至少提前24h派出会议记录员、场务人员
（5） 至少提前24h制作会议召开通知（通知模板见附件二）发给会议主办方依照其会议内容进一步完善
（6）对于表决会议，应当提前24h准备会议主持稿，并明确相关的人员、文件形成名单齐全的会议主持稿。对于一般会议，应当依照会议议程制定简要的主持稿。（表决会议主持稿见附件三，一般会议主持稿见附件四）
第三部分 会议记录
1.会议记录人员 会议记录人员由办公室派出。每一次会议记录人员依照会议规模大小，派出1-4人。会议记录人员是会议信息的官方收集者，负责会议的信息收集与会议纪要的制作。
2.会议记录人员工作 会议记录人员应当以实事求是的工作态度，尽可能完整、详实的记录会议内容，并在后期形成会议纪要文件归档。对于会议过程中发生的事件应当予以完整、客观的记录。
会议记录人员的主要职责有：
（1）会议开始前准备好电量充足的的手机、电脑等（或纸、笔等）会议记录工具，如书记员记录速度过慢可借助手机等具有录音功能的设备进行会后辅助记录。
（2）在会议结束后，会议记录人员应当在散会前10min与会场作出重要发言的同志联系获得其负责的议程中更详细的信息，进一步完善会议记录。
（3）根据会议记录，在会议结束后24h内简明扼要地形成会议纪要文件（会议纪要文件模板见附件五）
3.会议记录人员享有如下权利：
（1）在完成会议记录工作时有权获得靠近发言席的座位
（2）在会议结束后，有权以拍照等复制形式获得会议发言人的重要发言内容（如会议发言纲要、演讲稿、PPT演示文稿等）以形成完整会议纪要。
（3）在会场秩序影响到会议记录进行时，有权维护现场秩序。具体参照第六部分“会议纪律”实施。
4.会议纪要 会议纪要是学生会官方对该次会议的文件存档。对于后续的学生会相关工作具有指导作用。现场会议记录以及后续制作的会议纪要，应当坚决贯彻落实实事求是的原则，保证信息的真实、可靠。在对外公布的会议纪要版本中，应当注意语言的官方性、议程的重要性排序以及部分内容的保密性。
1.会议纪要按照对象分为：内部文件与开放文件。所有的会议均需在会后形成内部文件并存档。开放文件指的是在内部文件基础上，基于官方性、书面性、形象性原则对外披露的会议纪要。
2. 对于每一次会议，应当先形成内部存档的会议纪要。形成会议纪要后，制作会议纪要的同志应当请示主席团是否对外披露此次会议。如有对外披露需要，则在内部文件基础上进行修改以形成开放文件。开放文件由主席团同志审核通过后，发给新宣部在学生会官方网站或相关开放平台上进行公布。
3.会议纪要中应当明确包括一下内容：
（模板见附件五）
（1）会议标题
（2）会议主持人、会议发起人、会议记录人员、筹备人员（场务人员）、会议纪要人员
（3）会议时间、会议地点、参会情况（应到人数、实到人数、请假人名单）
（4）会议议程记录
4.对外披露的会议纪要形式可以不以官方文件形式进行披露。如在微信公众平台上的会议纪要披露，可以结合文本框、漫画、图画等形式，进行图文并茂的推送。
5.会议纪要内部文件形成后应当立即在学生会内部或分会联系群内部公布。各部门、各院相关负责人注意把关人员名单与实际是否有出入，有出入应当及时（24h以内）通过联系校学生会办公室相关负责人进行修改。修改后应当及时交由主席团审议，审议通过后会议纪要文件以pdf文件形式只读加密保存。原则上不得再进行修改。确需修改的，需后续联系主席团，由主席团通知办公室相关负责人进行修改。会议纪要修改一次即需要内部公布一次。
第四部分 文件存档
1.本制度中所涉及的会议，相关文件应当存档。存档形式有电子版存档与纸质版存档。
2.对于每一次会议，存档的相关文件有：
（1）会议通知
（2）会议主持稿
（3）会议纪要内部文件
（4）重要讲话稿
（5）会议签到表或考勤表
以上文件的存档，有如下存档要求：
必须存档的有：（1）（3）（5）；
如果该次会议没有该项文件，则无需存档的有：（2）（4）；
必须排版后以PDF电子版形式存档并打印的有：（1）（2）（3）；
可以以纸质版原件、电子版、纸质版复制件任一形式存档的有：（2）（4）；
必须以纸质版原件形式存档的有：（5）。
3.对于表决会议，应当额外存档的文件有：
（1）有效选票、多余撕毁的选票、无效选票
（2）选票统计原件（如：画“正”字记录人数的统计表）
（3）候选人名单
（4）议程审议的文件原件（纸质版）
4.文件存档的负责部门是办公室，会议文件存档的调阅流程参照办公室其他相关规定。
5.文档的电子版文件终稿，应当由办公室相关负责同志进行转码为加密的pdf文件（无法编辑）。同时在主席团审议通过终稿后，除了后续模板留存需要，应当删除可编辑的原word原件。
第五部分 常规会议召开时间
1.校学生会秘书处决定常规会议的召开时间、频率。校学生会主席团负责按照校学生会秘书处要求，按时、按量、高效落实各项会议。校学生会办公室负责协助主席团完成相关工作，保障会议顺利进行。
2.校院联席会议召开频率为：两周一次。
3.校学生会主席团常务工作会议召开频率为：一周一次。
4.校学生会部门全体会议：一月一次。
5.校学生会部门负责人以上会议：两周一次。
6.其余未说明的会议，参照第二部分“会议准备”内相关要求执行。
第六部分 会议纪律
1.会议考勤制度由校办公室负责制定实施，会议纪要中应当如实记录参会情况。办公室相关负责人及主席团相关负责同志负责监督会议考勤制度的实施，并对外负有责任。
2.会议考勤制度实施细则，参照校学生会主席团相关文件。
3.会议考勤表的打印、现场的考勤签到由校办公室场务人员负责。
4.会场纪律由办公室派出的会议记录人员负责维持。出于会议记录的工作量以及工作环境的要求，会议记录人员有权维持会议现场纪律并制止一切现场不利于会议顺利进行的行为。
5.办公室负责人（或部门派出的现场临时负责人）、主席团相关负责同志对于会议现场的秩序、纪律情况负责。有权维持会场纪律以利于会议记录人员工作的的完整、高效进行。
6.扰乱会场纪律的相关处理办法，参照校学生会相关制度执行。
第七部分 附则
1.本条例自2021年4月1日起实施。
2.本制度的执行部门为校学生会办公室。
3.本制度的监督部门为主席团相关负责同志（常务负责同志为办公室分管主席）。
4.校学生会秘书处对本制度具有修改权。
5.本制度的未尽细则，根据会场与会议实际情况进行实施。
6.本制度为内部制度，不设最终解释权。
7.本制度涉及的附件，以文件形式与本制度文件存于一个压缩包中，供相关工作的负责同志使用。
8.该制度每一年应当结合校学生会实际情况进行修订。修订的时间应为部门负责人公布后一周内。制度的修订由办公室牵头实施，校主席团审批同意后，送交校学生会秘书处一份纸质文件并在校学生会部门、委员会内部公布。